Это уведомление о конфиденциальности ( «Уведомление о конфиденциальности») описывает, как компания ROMICS LP будет собирать, использовать и защищать ваши персональные данные. Оно применимо к любым услугам и веб-приложениям, предлагаемым ROMICS, ROMICS LP и упомянутым в настоящем Уведомлении о конфиденциальности.

1. О нас

ROMICS LP (регистрационный номер компании LP22120), расположенная по адресу 19 Mount Road, Hayes, London, UB3 3LH, (ROMICS LP, мы) является Контроллером данных (как определено ниже). Это означает, что мы несем ответственность за принятие решений о том, как мы храним и обрабатываем ваши Персональные данные. В соответствии с Законодательством о защите данных мы обязаны предоставить вам настоящее Уведомление о конфиденциальности.

ROMICS обязуется защищать конфиденциальность и безопасность ваших Персональных данных. В этом Уведомлении о конфиденциальности описывается, как мы собираем и используем ваши Персональные данные в ходе нашего взаимодействия с вами и по его завершении в соответствии с Законодательством о защите данных. ROMICS является ответственным за сохранность ваших Персональных данных хранящихся на сайте https://romics.org.

2. Термины используемые в настоящем документах.

Термин: — Значение внастоящем документе

Аффилированное лицо: — любое аффилированное лицо ROMICS;

Контроллер данных: — лицо(или предприятие), определяющее цели и средства обработки Персональных данных;

Лицо, осуществляющее обработку данных: — лицо (или предприятие), ответственное за обработку Персональных данных от имени Контроллера данных;

Законодательство о защите данных: — GDPR, DPA и любые другие применимые законы или постановления, нормативные кодексы практики и руководства, выпускаемые или обновляемые время от времени;

DPA: — Закон о защите данных 2018 года;

EEA: — Европейская экономическая зона, в которую входят страны ЕС, а также Норвегия, Исландия и Лихтенштейн;

GDPR: — Общий регламент ЕСпо защите данных (ЕС) 2016/679;

Персональные данные: — Персональные данные в соответствии с Законодательством о защите данных.

3. Почему нам необходимо собирать, использовать и обрабатывать ваши Персональные данные

Мы собираем ваши Персональные данные, когда вы заключаете с нами соглашение и/или заполняете форму заявки на любую из наших услуг, и мы обрабатываем эти Персональные данные для администрирования и управления вашей учетной записью, выполнения наших договорных обязательств и соблюдения юридических обязательств или нормативных требований, в том числе изложенных в налоговом и корпоративном законодательстве (в том числе в целях соблюдения Закона о налоговом соответствии иностранных счетов и Общего стандарта отчетности ОЭСР для автоматического обмена информацией о финансовых счетах), а также требований законодательства по борьбе с отмыванием денежных средств и борьбе с финансированием терроризма, а также в рамках проверки на соответствие санкционным спискам. Когда вы заключаете с нами договор и / или заполняете форму заявки клиента, чтобы мы могли предоставить вам любую из наших услуг, вы понимаете, что мы будем обрабатывать ваши Персональные данные для целей, изложенных выше.

4. Информация о вас, которую мы собираем, храним и обрабатываем

Мы можем собирать следующие типы Персональных данных от вас, ваших директоров, должностных лиц или сотрудников, ваших бенефициарных владельцев (если применимо) и любого лица или организации, которых вы назначили действовать от вашего имени в отношении наших услуг, например, от инвестиционного менеджера или поверенного по доверенности (если применимо):

• ФИО;
• Адрес постоянного проживания;
• Адреса электронной почты;
• Контактные телефоны;
• Страна проживания и гражданство;
• Дата рождения;
• Информация о паспорте, такая как номер паспорта и дата истечения срока действия/иной документ удостоверяющий личность;
• Информация о вашей профессиональной деятельности;
• Налоговая информация, такая как идентификационные номера налогоплательщиков и страна проживания или место жительства для налоговых целей;
• Финансовая информация, такая как, криптовалютные и банковские реквизиты. Важно, чтобы Персональные данные, которые мы храним о вас, были точными и актуальными. Пожалуйста, информируйте нас, если ваши Персональные данные изменятся в ходе ваших правоотношений с нами.

5. Как мы используем и обрабатываем ваши Персональные данные

Мы будем использовать ваши Персональные данные только в том случае, если это разрешено законом. Мы не полагаемся на согласие ad-hoc на обработку Персональных данных. Наша обработка разрешена Законодательством о защите данных, поскольку она: (i) необходима для администрирования и управления вашей учетной записью и выполнения наших договорных обязательств, (ii) необходима для соблюдения наших юридических обязательств и регуляторных требований и (iii) для законных интересов ROMICS в предоставлении своих услуг вам как нашему клиенту (в том числе в целях предотвращения мошенничества). Мы будем использовать ваши Персональные данные в следующих случаях:

5.1. Для обработки вашей заявки на запрашиваемые услуги;

5.2. Для оказания услуг в соответствиями условиями Пользовательского Соглашения;

5.3. Для соблюдения любых юридических обязательств или регуляторных требований;

5.4. Для соблюдения любых юридических обязательств или регуляторных требований;

5.5. Чтобы предоставить вам доступ к нашим веб-службам и приложениям в отношении запрошенных вами услуг;

5.6. Чтобы уведомить вас об изменениях в наших услугах;

5.7. Для отправки вам сведений по почте, электронной почте, телефону или любым другим электронным средствам о предоставляемых нами услугах, которые, по нашему мнению, могут быть вам интересны, но только в том случае, если вы дали нам предварительное согласие (это может включать отправку ваших данных третьим лицам, которые может предоставлять некоторые услуги от нашего имени).

Мы будем использовать ваши Персональные данные только в тех целях, для которых мы их собрали, за исключением случаев, когда мы обоснованно считаем, что нам нужно использовать их по другой причине и эта причина совместима с первоначальной целью. Если нам потребуется использовать ваши Персональные данные для несвязанных целей, мы уведомим вас и объясним правовую основу, которая позволяет нам это сделать.

Обратите внимание, что мы можем обрабатывать ваши Персональные данные без вашего ведома или согласия в соответствии с вышеуказанными правилами, если это требуется или разрешено законом.

6. Последствия непредоставления некоторых типов Персональных данных

Если вы не предоставите определенную информацию по запросу, мы не сможем выполнить положения соглашения, которое мы заключили с вами, или соблюсти наши юридические обязательства и регуляторные требования.

7. Как мы собираем информацию

Вы можете предоставить нам Персональные данные, когда обращаетесь к нам с просьбой о предоставлении наших услуг, заключив с нами договор и / или заполнив форму заявки клиента (в бумажном виде или на нашем веб-сайте) или связавшись с нами посредством:

• Телефона;
• Электронной почты;
• Почты;
• Любыми другими электронными средствами.

Мы также можем получать Персональные данные (например, финансовую или налоговую информацию) от третьих лиц, с которыми мы тесно сотрудничаем и которые имеют право делиться этой информацией (например, кредитные агентства, поставщики поисковой информации, деловые Партнеры, поставщики банковских и связанных услуг, поставщики аналитики, общедоступные источники или любые другие поставщики услуг), но в каждом случае в соответствии с действующим законодательством.

8. Раскрытие вашей информации

После того, как вы заключили с нами Соглашение и / или заполнили форму заявки клиента, чтобы мы могли предоставить вам любую из наших услуг, мы можем передавать ваши Персональные данные (включая право хранить и передавать данные):

• Любым Аффилированным лицам или филиалам в той же корпоративной группе, что и ROMICS, для целей, изложенных в данном Уведомлении о конфиденциальности;
• Агенты, выбранные вами (например, ваш вышестоящий или нижестоящий Агент), и которым вы дали предварительное согласие на передачу Персональных данных;
• Любая третья сторона для целей выполнения нами юридических и регуляторных обязательств, включая законодательные или регулирующие органы, правоохранительные органы, агентства кредитной информации и аудиторов компании;
• Наши поставщики услуг и агенты (включая их субподрядчиков) или третьи стороны, которые обрабатывают информацию от нашего имени исключительно для целей предоставления нам своих услуг, выполнения своих собственных юридических обязательств или преследования своих законных интересов, как описано в настоящем Уведомлении о конфиденциальности;
• Любая третья сторона, такая как суды, государственные органы, налоговые и другие регулирующие органы, в контексте фактических или угрожающих судебных разбирательств, при условии, что мы можем делать это на законных основаниях или по нашему разумному мнению, такое раскрытие информации необходимо для соблюдения применимых законов и юридических процессов, поддержки расследования или для защиты наших прав и интересов.

9. Хранение данных:

Мы можем хранить информацию о вас:

• По окончании вашего сотрудничества с нами;
• Если ваша заявка на то, чтобы стать нашим клиентом, отклонена нами;
• Если вы решите не заключать с нами юридическое соглашение. Эта информация будет храниться только до тех пор, пока это необходимо для выполнения любых договорных, юридических, регуляторных обязательств или требований предотвращения мошенничества и для нашей законной обработки данных. Мы регулярно просматриваем наши записи, чтобы гарантировать, что мы храним ваши Персональные данные только до тех пор, пока это необходимо для целей, изложенных в этом Уведомлении о конфиденциальности. Обратите внимание, что если нам больше не нужны ваши Персональные данные, мы удалим их безопасным способом (без дополнительного уведомления).

10. Автоматизированные решения

Мы можем использовать ваши Персональные данные для проведения автоматизированных онлайн-проверок личности и анкетных данных в целях «знай своего клиента» (KYC) и для целей соответствующих проверок при обнаружении, предотвращении и расследовании незаконных или запрещенных преступных действий, таких как противодействие отмыванию денег (ПОД) и борьба с финансированием терроризма (ФТ).

11. Трансфер за пределы Европейской экономической зоны

{Персональные данные, которые мы собираем от вас, могут быть переданы и сохранены в пункте назначения в любой стране, включая страны за пределами ЕЭЗ, где законы о защите данных могут не быть такими же строгими, как в Соединенном Королевстве или в ЕЭЗ, и не могут обеспечить адекватный уровень защиты данных, установленный Европейской комиссией. Они также могут обрабатываться нашими поставщиками услуг (и их сотрудниками), работающими за пределами ЕЭЗ. В этом случае такие Персональные данные будут храниться в соответствии с местным применимым законодательством, и мы будем стремиться принять соответствующие меры безопасности для защиты передаваемых Персональных данных, включая использование соглашений о передаче данных по стандартной форме, разработанной Европейской комиссией, где это необходимо.

12. Безопасность и хранение информации

Для защиты ваших Персональных данных мы внедряем соответствующие технические и организационные меры безопасности, которые включают физические и технические меры безопасности и модель управления, которая гарантирует наличие адекватных политик, процедур и средств контроля.

13. Ваша информация и ваши права

У вас есть следующие права, которыми вы можете воспользоваться, связавшись с нами по контактным данным, указанным ниже:

• Запрос о том, как мы получаем и используем вашу информацию;
• Запрос копии имеющейся у нас информации о вас;
• Запрос о том, чтобы ваша информация была исправлена или дополнена, если она неточная или неполная;
• Запрос об ограничении нами обработки ваших Персональных данных;
• Запрос об удалении вашей информации («право быть забытым»);
• Возражение против обработки вашей информации (например, в целях прямого маркетинга);
• Запрос о том, чтобы информация, которую вы предоставили нам, была возвращена вам или отправлена напрямую другой компании, в структурированном, широко используемом и машиночитаемом формате, где это технически возможно («переносимость данных»);
• Если обработка вашей информации основана на вашем согласии, право в любое время отозвать это согласие;
• Возражение против любых решений, основанных на автоматизированной обработке ваших Персональных данных, включая профилирование.

Вы не можете отказаться от получения нормативной или правовой информации или обновлений (например, информации об изменении условий наших услуг). Если вы хотите использовать какое-либо из своих прав, свяжитесь с нами, и мы будем готовы помочь вам.

14. Электронная почта, содержащая личные данные

Вы и ваши агенты можете время от времени отправлять нам Личные данные в электронном виде. Мы не несем ответственности за то, как вы или ваш агент обрабатываете Персональные данные. По возможности мы настаиваем на том, чтобы вы или ваш агент общались, используя безопасную / зашифрованную электронную почту, через безопасный портал на нашем веб-сайте или используя зашифрованные файлы.

Когда мы передаем Персональные данные вам или вашему агенту с помощью электронных средств, мы гарантируем, что это будет сделано безопасно, используя либо зашифрованные файлы, либо безопасный обмен сообщениями. Чтобы получить доступ к нашему безопасному порталу для любой из наших веб-служб, вы должны быть зарегистрированным авторизованным пользователем с именем пользователя и паролем, чтобы мы могли подтвердить вас как авторизованного пользователя.

15. Изменения в нашем Уведомлении о конфиденциальности

Время от времени мы можем изменять, модифицировать или корректировать это Уведомление о конфиденциальности. Однако мы не будем ограничивать ваши права в соответствии с этим Уведомлением о конфиденциальности.

Любые изменения, которые мы можем внести в наше Уведомление о конфиденциальности в будущем, будут найдены на нашем веб-сайте romics.org. Копии также можно получить у нас по почте. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если вам потребуется копия.

16. Свяжитесь с нами

Мы очень серьезно относимся к вашей конфиденциальности и защите ваших личных данных. Если у вас есть какие-либо вопросы, комментарии или вопросы о том, как мы собираем или используем ваши Персональные данные, свяжитесь с ROMICS по электронной почте office@romics.org.